ENG

Выбрать лучшее. Как правильно организовать и провести тендер

Российский строительный комплекс

Наиболее эффективный способ найти подходящего подрядчика на проект – это провести тендер. Это диктуется существующими международными стандартами управления проектами. Однако в России подбор подрядчика на основе тендера еще нельзя назвать повсеместной практикой. Одной из причин может быть незнание застройщиками правильных алгоритмов и процедур проведения тендера. Ряд рекомендаций приводится в этой статье.

Типы тендеров и цели их проведения

Наиболее очевидные цели, которыми руководствуются при проведении тендера, – это обеспечение прозрачности формирования цены и выбора победителя (например, при проведении федеральных и муниципальных конкурсов) либо выбор наиболее квалифицированного претендента на наиболее приемлемых условиях (цена, сроки, гарантии и т.д.). Существуют и другие причины, которые организатор тендера никогда не станет озвучивать, так как по итогам тендера он никого выбирать не собирается. К таким причинам относится психологическое давление на уже выбранного претендента с целью получения наиболее выгодных условий или собственное представление в области ценовой политики на определенные виды услуг.

При отборе претендентов на узкоспециализированные виды работ тендер проводится достаточно быстро и не требует большого количества этапов в силу того, что рынок специализированных и аккредитованных в отдельно взятом районе подрядчиков обычно узок, диапазон расценок на эти виды работ не широк. Форма договора обычно стандартизирована и предлагается самим подрядчиком. К таким типам работ и услуг относятся геологические изыскания, замеры шумов, обследование фундаментов и т. п.

Более сложным процессом является выбор претендента на проектные или архитектурные работы. При выборе претендента учитывается не только творческий потенциал, но и опыт работ с объектами определенного функционального назначения, опыт работы в определенном регионе, что важно для защиты проекта в органах Госэкспертизы. Важно наличие специалистов, способных в полном объеме выполнить как архитектурный проект, так и проектирование инженерных систем, либо наличие устойчивых связей с субподрядными организациями.

В сфере выбора подрядчиков на архитектурные работы различаются понятия «тендер» и «конкурс». В случае конкурса устроитель конкурса предполагает, что претендентами будут представлены эскизные разработки выставляемого на конкурс объекта, что важно для понимания стиля и направления мысли архитекторов по отношению к конкретному проекту. Участникам конкурса за такие разработки застройщиком производится оплата. В случае проведения не конкурса, а тендера претенденты представляют общее портфолио проектов, по которому устроитель тендера может судить об опыте и стилевых предпочтениях конкурсантов.

Тендер на генподряд

Самым сложным по подготовке и проведению является тендер на генподряд. Договоры на генподряд могут стоить десятки миллионов долларов, поэтому цена ошибки при выборе также оценивается миллионами.

Для проведения тендера на выбор генподрядчика девелопер создает тендерный комитет. Тендерный комитет выбирает из своего состава председателя, которым обычно является представитель от инвестора. По результатам тендерная комиссия проводит анализ и выбирает подрядчика простым большинством голосов. В случае если голоса распределятся между сторонами в равных долях, голос председателя будет являться решающим.

До начала проведения тендера определяются критерии отбора подрядчика. Каждому из критериев придаются веса или баллы, которые на финальной стадии суммируются в целях выбора победителя. К критериям отбора обычно относятся цена, сроки, квалификационные показатели, гарантии, предоставляемые компанией, предлагаемый график оплаты работ. К квалификационным показателям может относиться опыт работы с объектом конкретного функционального назначения, опыт работы в конкретном регионе, наличие собственной строительной техники и штатной квалифицированной рабочей силы, опыт работы на объектах международного стандарта. Пример такой карты критериев и балльных оценок ниже:

Перед началом проведения тендера девелопером готовится тендерный пакет – комплект документации, направляемый участникам тендера, на основании которого участники тендера делают предложения. Предложения квалифицируются тендерной комиссией также на основе критериев и форм, включенных в тендерный пакет. Подготовка тендерного пакета может занимать несколько месяцев. Однако чем тщательнее он будет подготовлен, тем легче проводить тендер и тем более точными будут предложения участников.

ВАЖНО:
Необходимо соблюсти единообразие исходных данных и требований, предъявляемых к конкурсантам, а также единообразие формы предложения, получаемой от участников. Необходимо получение сопоставимых материалов/предложений, обеспечивающих четкий и безошибочный процесс выбора победителя.

К критериям подготовки тендерного пакета относятся наибольшая детализация передаваемой информации о проекте, площадке, условиях; четкость и детальность требований к участникам; четкость форм к заполнению; детальная проектная документация и спецификации объекта.

  • Предварительные вопросы
    1. Введение
    2. Участники и их полномочия
  • Технико-экономические показатели и строительная площадка
    1. Основные условия работ
    2. Технико-экономические показатели
    3. Стройплощадка
  • Специальные требования и условия проведения конкурса
    1. Особые требования Застройщика
    2. Условия выполнения работ
  • Инструкции участникам конкурса
    1. Тендерная документация
    2. Требования к участникам конкурса
    3. Требования по составу заявки
    4. Форма и алгоритм подготовки заявок на участие в конкурсе
    5. Условия и порядок проведения конкурса

Форма предложения унифицирована для всех участников, что значительно экономит время, отведенное на рассмотрение заявок, и облегчает ведение диалога по конкретным позициям. Для определения цены работ рекомендуем использовать заранее подготовленный перечень объемов по каждому из видов работ с тем, чтобы подрядчики проставили свои расценки. Такой перечень объемов работ называется в западной практике Bill of Quantities, или BOQ. BOQ позволяет сравнить ценовые предложения участников по позициям и вести диалог с ними в случае явного несоответствия цены заявляемым объемам. BOQ обычно составляется профессиональными проектировщиками, которым эта работа оплачивается, альтернативно это может сделать сам девелопер.

Предоставление формы договора на генподряд в составе тендерного пакета крайне важно для оценки участниками требований, предъявляемых застройщиком к порядку ведения работ, возможностей и условий изменения стоимости контракта, алгоритма взаимоотношений с застройщиком, ответственности, порядка разрешения спорных ситуаций.

  • Техническое задание на компакт-диске в следующем составе:
    • Общие примечания и формы
    • Проектная документация
    • Документация дизайнера по интерьерам
    • Стандартная документация, например, оператора отеля
    • Дополнительная документация
    Большая часть материалов тендерного пакета после выбора победителя становится приложением к подрядному договору и служит основой для исключения споров с подрядчиком в отношении спецификаций или цены работ в процессе строительства.
  • Этапы проведения тендера
    Этапность проведения тендера можно представить следующей таблицей:
    • Предквалификация, рассылка квалификационных форм
    • Получение заполненных форм, представляющих компанию участников. Обработка
    • Формирование Long List
    • Ознакомление участников с площадкой интервью, ответы на вопросы
    • Получение предложений, обсуждение с участниками
    • Формирование Short List. Расстановка баллов. Голосование. Утверждение победителя
    • Обсуждение договора
    • Подписание договора

Предквалификация и подготовка тендерного пакета может начинаться на достаточно ранней стадии проектирования задолго до фактического объявления тендера и идти несколько недель/месяцев

Предквалификационная форма рассылается достаточно большому количеству возможных участников тендера с целью определения их принципиального интереса и возможностей. Далее происходит первичный отсев и формируется длинный список претендентов (long list), который может включать до 20 компаний.

В процессе ознакомления с претендентами рекомендуем не только рассмотреть присланное портфолио, но и физически посетить строительные объекты, на которых ведется работа с данным подрядчиком, а также завершенные объекты. Визуальный осмотр площадок и объектов дает широкое представление о системах организации работы на площадке, контроле качества, управленческих подходах. Рекомендуем также проанализировать электронную базу решений арбитражных судов с целью проверки наличия финансовых и иных претензий к данному подрядчику со стороны других застройщиков. Огромное значение для принятия решения имеет проведение личных интервью с менеджерами каждой из компаний-претендентов.

В процессе оценки предложений участников присваиваются баллы. Как правило, из тендера выбывают участники, которые дали самое низкое и самое высокое ценовое предложение. Формируется короткий список (short list), состоящий обычно из пяти-шести претендентов. С ними ведутся детальные переговоры по всем условиям, которые включают не только цену и сроки, но и виды предоставляемых гарантий, график платежей, особые условия ведения работ.

На финальной стадии обычно остается два или три претендента. Из их числа путем голосования выбирается победитель. Слово инвестора при выборе решающее. При принятии окончательного решения невозможно полностью отрешиться от субъективизма, и не всегда победителем тендера бывает участник, набравший наибольшее количество баллов. С победителем начинается обсуждение договора. Однако компания, занявшая второе место, остается в запасе на случай, если в процессе переговоров по контракту возникнут непреодолимые сложности с претендентом №1.

Полноценное проведение тендера с момента формирования long list и до момента заключения договора занимает 2-3 месяца.

Подготовка и проведение тендера – это трудоемкий и длительный процесс, однако эти затраты абсолютно оправданы, так как выбор претендента на основе тендера в значительной мере снимает риски затяжки сроков в процессе ведения строительных работ, позволяет застройщику сэкономить значительные средства из-за отсутствия необоснованных претензий подрядчика и требований по увеличению цены, помогает избегать судебных разбирательств и в целом снижает риски проекта.

Автор: Вера Сецкая, президент девелоперской компании GVA Sawyer

Российский строительный комплекс, август 2014